Contexte
La MEL fait de la culture et du tourisme des atouts majeurs du développement et de la cohésion de son territoire. La dynamique culturelle et touristique renforce son attractivité et son rayonnement, et favorise un vivre ensemble où chacun a le droit et la possibilité d’accéder à ce qui se fait de mieux et à s’épanouir.
La Direction Culture et Tourisme est composée de 2 services : Culture et Tourisme épaulés par un secrétariat de direction et d’une cellule de gestion administrative et financière en charge notamment de la gestion des différents partenariats.
Le gestionnaire administratif et financier sera principalement chargé de réaliser et sécuriser les opérations administratives et financières de la direction.
Missions
Placé sous l’autorité de la Directrice Culture & Tourisme et en relation fonctionnelle avec la Chargée de gestion administrative et financière, le gestionnaire administratif et financier sera principalement chargé d’assurer le suivi administratif et financier des dossiers confiés, notamment dans le domaine des conventions et subventions.
À ce titre, vos missions principales seront les suivantes :
Assurer l’instruction et le suivi administratif des dossiers
* Instruire et suivre les dossiers administratifs en veillant au respect des procédures et des délais ;
* Vérifier la conformité des pièces transmises et assurer le suivi des demandes auprès des différents interlocuteurs ;
* Informer et accompagner les services, partenaires et structures bénéficiaires dans leurs démarches administratives ;
* Contrôler l’application des règles, procédures et normes applicables ;
* Alimenter et mettre à jour les outils de suivi et bases de données nécessaires au pilotage de l’activité.
Assurer le suivi des conventions et subventions (environ 150 dossiers annuels)
* Réceptionner, analyser et traiter les dossiers administratifs et financiers relatifs aux demandes de subvention ;
* Coordonner et sécuriser le processus de recueil, d’enregistrement, d’instruction et de suivi de l’exécution des conventions de subvention ;
* Préparer et rédiger les conventions ainsi que les documents administratifs associés (délibérations, courriers…) en lien avec les services supports concernés ;
* Assurer la gestion administrative et financière des conventions avec les structures partenaires ;
* Assurer l’exécution des paiements des subventions dans les outils dédiés ;
* Préparer le bilan annuel lié aux subventions des projets.
Participer à la gestion budgétaire et comptable
* Préparer et suivre l’exécution budgétaire des crédits relevant du périmètre d’activité ;
* Contrôler et traiter les pièces administratives et comptables nécessaires au suivi des dépenses et recettes ;
* Appliquer les procédures administratives et comptables conformément aux règles de la comptabilité publique ;
* Être en capacité de répondre à des demandes d’analyses financières fines.
Organiser et assurer le suivi des groupes de travail culture
* Organiser les réunions et groupes de travail (invitations, préparation logistique, relances auprès des partenaires) ;
* Assurer la rédaction des comptes rendus des groupes de travail.
Gérer les dossiers papiers et numériques, conformément aux process mis en place par la collectivité
* Assurer la gestion et l’archivage des dossiers papier et numériques conformément aux procédures internes ;
* Participer à l’amélioration des pratiques de gestion documentaire ;
* Assurer une veille sur les évolutions réglementaires liées notamment au financement des associations et aux dispositifs de subvention ;
* Rédiger des courriers, documents administratifs et comptes rendus ;
* Contribuer à la circulation et à la fiabilisation des informations au sein des équipes.
Apporter un appui administratif ponctuel
En fonction des besoins du service, vous pourrez assurer un appui au secrétariat de direction : suivi du courrier, réservations, organisation logistique ou autres tâches administratives.
Profil
Vous êtes titulaire d’une formation dans le domaine administratif, financier ou de la gestion et vous disposez idéalement d’une première expérience dans le suivi administratif et financier de dossiers.
Vous connaissez les principes de la gestion budgétaire et comptable publique et êtes à l’aise avec le suivi de conventions, de subventions ou de partenariats.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel (tableaux de suivi, traitement et analyse de données, tableaux croisés dynamiques) ainsi que PowerPoint.
La connaissance des logiciels Grand Angle (GdA) et CID serait appréciée.
Rigoureux et organisé, vous êtes capable de suivre plusieurs dossiers simultanément, de fiabiliser les informations produites et d’assurer un suivi précis des indicateurs.
Doté d’un bon relationnel, vous savez travailler avec des interlocuteurs variés (services internes, partenaires, structures associatives) et faire preuve de pédagogie dans vos échanges.
Votre capacité d’adaptation, votre réactivité et votre sens du service public vous permettront de mener à bien vos missions.
Enfin, ce poste nécessitant le traitement d’informations budgétaires et administratives sensibles, vous faites preuve de loyauté et de discrétion professionnelle.
Poste éligible au télétravail 3 mois après votre arrivée au sein du service
Modalités d'exercice
La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.
