Contexte
Au sein du service Courrier, l’unité Diffusion dématérialisée du document, composée actuellement de 9 agents et d’une responsable, gère le traitement des courriers et accompagne les usagers dans l’utilisation de notre outil de gestion électronique du courrier.
L’extension prochaine, à l’échelle de l’établissement, de l’usage de ce logiciel aux courriers sortants et notes internes amène l’unité à renforcer son équipe de gestion et d’administration de l’outil. Afin de participer rapidement et de façon opérationnelle à l’administration fonctionnelle de l’outil, l’unité recherche un gestionnaire logiciel courrier.
Missions
Sous la responsabilité d’une responsable fonctionnelle vous devrez assurer les missions suivantes :
Administrer l’outil de gestion électronique du courrier (GEC) :
· Paramétrer, contrôler et suivre, au sein de l’outil, les modèles spécifiques à la MEL et à ses services internes.
· Intégrer, contrôler et suivre les mouvements d’agents ainsi que les évolutions de l’organigramme dans l’outil.
· Paramétrer et mettre à jour les processus de validation institutionnels et spécifiques des entités
· Former à l’outil GEC tous les agents de la MEL et animer des ateliers de découverte, bonnes pratiques…
· Porter assistance aux utilisateurs
· Diagnostiquer les incidents et les problèmes fonctionnels courant ; Déclarer et suivre les tickets d’assistance au support de l’éditeur ; Escalader les incidents complexes ; Documenter les incidents et les solutions
· Rédiger les procédures de l’outil
· Réaliser les tests fonctionnels suite à une évolution logicielle
· Assurer une veille technologique en suivant les Webinaires de l’éditeur
Être le « référent GEC » au sein du service :
· Veiller au bon fonctionnement des équipements informatiques du service Courrier (imprimantes à QR code, scanners de numérisation, logiciels associés, …)
· Participer à la résolution des dysfonctionnements
· Accompagner le service dans les évolutions de l’outil
· Assurer le traitement du courrier entrant :
- Trier, analyser et enregistrer le courrier dans le logiciel de gestion
- Assurer le traitement des retours et des anomalies.
Profil
Vous maîtrisez les outils informatiques.
Curieux, vous vous adaptez aux nouveaux outils et procédures.
Vous êtes en capacité de concevoir des supports ou documents et êtes force de proposition.
Doté d’un excellent relationnel et de capacités pédagogiques, vous savez former, conseiller et adapter votre discours en fonction de votre interlocuteur.
Disponible et à l’écoute, vous appréciez travailler en équipe.
Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion.
Modalités d'exercice
La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.
