Contexte
Le service Archives de la MEL collecte depuis la fin des années 1960 les archives issues des services métropolitains et des partenaires institutionnels de la MEL. Les fonds représentent aujourd’hui environ 13 kilomètres linéaires d’archives.
Deux principaux pôles d’activité se distinguent :
- Collecte des archives : conseil, évaluation, prise en charge, traitement et communication des archives papier et électroniques. Ces archives peuvent émaner des services métropolitains ou d’autres organismes du territoire de la MEl
- Valorisation des archives : actions de diffusion du patrimoine archivistique de la MEL : ateliers pédagogiques, publications, expositions, spectacles, ateliers ouverts aux familles, visites guidées, conférences… Ces manifestations culturelles peuvent ou non s’inscrire dans une programmation nationale telle que les Journées du patrimoine ou la semaine internationale des Archives.
Nous ouvrons un poste d’archiviste pour rejoindre l’équipe afin notamment de poursuivre la collecte des archives papier ainsi qu’apporter un appui au projet de mutualisation des archives (collecte des archives communales) et à l’archivage électronique (contenus de Sharepoint et expertise sur la production numérique de la Mel).
Missions
En tant qu’archiviste vous assurerez l’évaluation, le conseil, la collecte, la conservation, le classement et la communication des archives. Vous contribuerez à la mise en œuvre des stratégies de collecte et de valorisation des archives. Vous participerez à la mise en œuvre des projets du service avec des spécificités sur la collecte et/ou la valorisation des archives. Vous mettrez en œuvre les procédures de gestion et contribuerez à leur amélioration.
Vos missions et activités principales :
Évaluer les archives et conseiller les services
- Évaluer (entretiens, définition du cycle de vie et délais associés) et contrôler les archives (états des lieux, visites)
- Participer à la mise en œuvre d’une démarche de records management au sein de l’établissement
- Apporter tous conseils à la réalisation des opérations d'archivage dans les services métropolitains (visites de services, conseil méthodologique sur les tris papier et numériques)
- Rédiger les procédures et tous supports liés
- Assurer occasionnellement des formations à ce sujet
Collecter, traiter et classer des fonds d'archives :
- Participer au traitement des archives publiques / privées reçues : rédaction ou révision de bordereaux de versement, rédaction d’instruments de recherche
- Participer au traitement des archives électroniques
- Utiliser les outils informatiques de gestion
- Assurer la manutention des archives à traiter et classer
- Participer à la localisation et au récolement des fonds d'archives
- Participer aux travaux d'équipe relatifs à la gestion des fonds d'archives
Participer aux recherches, à la communication des archives et à l’accueil des usagers.
Vos missions et activités spécifiques :
Appuyer l’e-archiviste dans la mise en œuvre de la collecte des archives électroniques :
- Évaluer les contenus numériques
- Appuyer l’e-archiviste dans les projets de collecte à mettre en œuvre, notamment via la mise en place de formulaires de versement dans Versae
- Participer au traitement des archives bureautiques collectées via Sharepoint
- Utiliser Asalae pour intégrer des transferts d’archives et pour améliorer les descriptions fournies par les producteurs
- Conseiller les services dans leur classement et leur tri
Appuyer l’archiviste chef de projet mutualisation dans le pilotage de l’action de mutualisation des archives :
- Participer à l’animation et au suivi du projet
- Participer à la conception et à la mise à jour des outils de pilotage et d’évaluation
- Participer au suivi du marché d’externalisation des archives intermédiaires des communes
- Assurer les relations avec les interlocuteurs de la MEL dans les communes (maires, DGS, archivistes, secrétaires de mairie…) et avec les partenaires institutionnels (CDG, SIVOM, …)
- Participer à la prise en charge et au traitement des archives déposées par les communes
Assurer l’organisation et le suivi des prestations de traitement d’archives :
- Prioriser en lien avec la cheffe de service les actions à réaliser et les planifier
- Rédiger et suivre l’exécution des marchés publics liés
- Organiser et participer à la manutention des volumes liés
Coordonner la préparation et la réalisation des éliminations réglementaires d’archives :
- Sélectionner les contenus à éliminer
- Mise en œuvre et suivi des procédures en lien avec les Archives départementales
- Assurer l’enregistrement et le suivi des opérations d’élimination dans Ligéo Gestion
- Suivre et mettre en œuvre en équipe les opérations de manutention préparatoires
- Suivre la prestation de transport et d’élimination des archives concernées
Participer aux missions courantes du service en matière d’évaluation, de collecte et traitement d’archives publiques/privées :
- Participer à l’évaluation des archives, à la rédaction des règles d’archivage et de gestion documentaire
- Participer à la coordination des opérations de collecte par voie extraordinaire
- Participer au traitement des archives collectées à l’aide des outils informatiques du service (description, instruments de recherche, localisation…)
- Apporter tous conseils à la réalisation des opérations d’archivages et participer à l’animation des formations à l’archivage
Profil
Vous avez une formation universitaire dans le domaine de l’archivistique. Une expérience dans le domaine de l’évaluation (records management), la collecte et le traitement des archives contemporaines serait appréciée.
Vous maîtrisez le droit des archives et le code du patrimoine. Vous connaissez les instructions de tri et de conservation des archives communales et intercommunales.
Vous avez une appétence pour les outils informatiques et avez des notions sur l’archivage électronique.
Polyvalent, réactif et dynamique, vous avez de l’expérience en matière d’archivage et une certaine appétence pour l’histoire, mais aussi la culture et les politiques publiques.
Rigoureux, vous maitrisez les techniques documentaires et rédactionnelles spécifiques et êtes en capacité de gérer des projets.
Vous savez faire preuve d’écoute active afin d’instaurer un climat de confiance avec différents interlocuteurs lors de recueil de témoignages ou d’information.
Diplomate, pédagogue et doté d’un bon relationnel, vous savez vous adapter à tout public, notamment les enfants.
Vous savez faire preuve de discrétion et êtes soumis aux principes de la déontologie et de la confidentialité.
Habilitations / Permis
- Permis B classique indispensable
- EPI nécessaires : chaussures de sécurité, polaire.
Modalités d'exercice
Entretiens en visio prévus le mercredi 7 mai 2025 am pour les shortlistés + présentiel prévus le jeudi 20 mai 2025 am pour les shortlistés suite à la visio.
Particularités du poste :
Poste basé à Ronchin – Biotope 2 (Parc d’activités de l’Orée du Golf, 1 rue des sciences).
Port de charges.
Permanence horaire : au minimum 1 jour/ par semaine respect des horaires de la salle de lecture
Le poste est éligible au télétravail et à l’organisation du temps de travail (OTT) sous conditions.
La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.
