Contexte
La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d’un million d’habitants et 95 communes. Son territoire est à la fois rural et urbain, fait de grandes villes et de villages. Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l’aménagement, la voirie, l’assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l’habitat, le développement économique…
Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers. Soutenus par une politique de formation continue ambitieuse, ils ouvrent des possibilités d’évolution professionnelle attractives.
Le pôle Finances est constitué de trois directions (Accompagnements & Partenariats, Gestion Financière, et Stratégie Financière), et de deux missions stratégiques (cellule de pilotage et d'appui et contrôle de gestion)
Être au côté de la directrice générale adjointe aux finances et de son adjoint c’est optimiser la gestion des activités et de l’organisation du pôle et la coordination des informations internes et externes à l’échelle de l’entité. C’est aussi l’assister en lui apportant un appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers.
Missions
Placé sous l’autorité de la directrice générale adjointe, le collaborateur sera principalement chargé de :
Missions principales
Assurer la coordination de la gestion administrative et la bonne circulation de l’information à l’échelle du pôle des Finances
Participer au réseau des collaborateur.rice de directeur.ice général.e :
· Contribuer à l’amélioration et à la clarification des process de gestion administrative à l’échelle de la MEL (charte graphique, circuit du courrier, procédure d’archivage).
· Assurer l’ensemble des missions liées au secrétariat et à l’accueil de la direction générale :
· Organiser la gestion du temps et l’agenda de la directrice (prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions)
· Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion et le traitement de l’information
· Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers
· Garantir la logistique administrative de l’entité
· Assurer l’organisation de réunions avec des partenaires externes au pôle pour l’ensemble des managers du pôle, selon les demandes
· Être référent temps de travail
· Participer à la gestion logistique et informatique des nouveaux recrutés
· Coordonner la campagne des EPA en lien avec la CPA (planification des rendez-vous à la demande des directeurs-trices, réservation de salles…)
· Participer aux projets d’optimisation des procédures courrier et dématérialisation le cas échéant
· Assurer l’organisation de séminaires internes au pôle le cas échéant.
· Veiller au suivi et instruction des courriers dans le logiciel PAPYRUS
Profil
Fonctionnaire de catégorie B ou lauréat du concours de rédacteur,
D’expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation d’agenda, ainsi, vous fluidifiez le quotidien de la Directrice générale adjointe et de son adjoint
Affirmé dans votre posture professionnelle, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations ainsi que de confidentialité.
Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment
Votre curiosité et votre appétence pour la logistique administrative vous permettent d’être en veille et d’appréhender l’urgence des sujets abordés afin d’assurer un maximum de réactivité
Aussi, vous êtes en mesure d’anticiper les besoins et d’assurer une logistique administrative et technique nécessaires à la bonne tenue de ses réunions et des événements auxquels la DGA participe
Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l’outil informatique, le pack office et notamment Excel
Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :
- Sur la rémunération :
- Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
- Allocation annuelle enfant à charge
- Participation aux frais de la complémentaire santé
- Chèques vacances
- Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
- Sur le bien-être au travail
- Lieu de travail Lille avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
- 3 cycles de travail au choix (35h, 37h30 ou 39h) pouvant générer des RTT
- Poste éligible au télétravail
- Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
- Jours de CET monétisables
- Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
- Sur le processus de recrutement :
- Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et/ou un entretien en présentiel + un cas pratique
- Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.
NBI et primes
NBI : 10 points secrétariat exclusif avec obligation spéciale
Modalités d'exercice
La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.
