Contexte
La direction Espace publics et voirie (DEPV) est gestionnaire d’un réseau de 3500 km de voirie, de fonctions très différentes, et de plus de 35 millions de m² d’espaces publics. Ces espaces sont confrontés à des enjeux de sécurité, de préservation et de mutation pour accueillir d’autres formes de mobilité et d’usages. Ils doivent accompagner les multiples projets de développement de la Métropole et contribuer à son attractivité.
Au sein de la direction Espace public et voirie, nous recherchons notre futur assistant de direction qui accompagnera le directeur et son adjoint.
Missions
Au sein de la direction Espace public et voirie, nous recherchons un assistant de direction (h/f) pour travailler en binôme et apporter un véritable appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers.
Vos missions consisteront à fournir un soutien administratif essentiel pour assurer le bon fonctionnement de la direction, notamment :
- Organiser la gestion du temps et l’agenda de votre directeur et directeur adjoint (prise de rendez-vous, organisation et planification de réunions complexes…)
- Faciliter la communication entre vos encadrants, les différents services de la direction, les pôles, les mairies et les citoyens.
- Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information
- Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers
- Garantir la logistique administrative de l’entité (gestion des fournitures de bureau, coordination des déplacements, réservation des salles de réunion)
- Réaliser en fonction des dossiers suivis, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents ou notes
- Participer aux réunions de direction, préparer l’ordre du jour, prendre des notes, établir le compte-rendu
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus
- Assurer la coordination et le suivi des dossiers
- Gérer la partie RH en qualité de référent temps de travail via logiciel Chronos (accident de travail, arrêt maladie, congés,..) et faire le lien avec le CRH.
- Réceptionner et traiter les courriers de l’entité en qualité de référente « PAPYRUS » (logiciel de gestion du courrier). Analyse et décision des destinataires
- L’assistant fera le lien avec la secrétaire du Vice-président en mairie et aura en charge l’organisation des réunions qui relèvent de sa délégation
Profil
Vous êtes titulaire de catégorie C/B et vous disposez d’une expérience réussie sur un poste similaire en recherche d’un nouveau défi professionnel enrichissant.
D’esprit facilitateur, vous apportez un véritable appui contribuant à la gestion efficace des tâches administratives et à la coordination des dossiers de la direction.
Vous êtes une personne proactive, polyvalente et vous n’hésitez pas à anticiper les besoins de vos managers et être en capacité à gérer simultanément plusieurs activités.
Vous faites preuve d’aisance dans la rédaction de comptes rendus de réunion, de courriers…
Vos compétences informatiques ne sont plus à démontrer, en effet, vous maitrisez les logiciels du pack office et présentez une curiosité sur des logiciel métiers.
La confidentialité et la discrétion font partie intégrante de vos valeurs professionnelles.
Vous possédez des qualités relationnelles permettant d’assurer une coordination avec les assistants de managers des autres entités.
Disponibilité demandée afin d’assurer une continuité de service.
Enfin, si vous possédez une appétence ou curiosité pour la thématique Voirie, c’est un plus !
Classification RIFSEEP : 2.1
Poste basé à Euralliance – Avenue de Kaarst à La Madeleine
Particularités :
- Disponibilité demandée lors des pics d’activités et/ou face aux urgences.
- NBI 15 points
Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :
Sur la rémunération :
- Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
- Allocation annuelle enfant à charge
- Participation aux frais de la complémentaire santé
- Chèques vacances
- Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%
Sur le bien-être au travail
- 3 cycles de travail au choix (35h, 37h30 ou 39h) pouvant générer des RTT
- Jours de CET monétisables
- Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place
- Poste télétravaillable
Modalités d'exercice
La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.
