Assistant administratif Cabinet du Président (H/F)

Contexte

La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d’un million d’habitants et 95 communes. Son territoire est à la fois rural et urbain, fait de grandes villes et de villages. Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l’aménagement, la voirie, l’assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l’habitat, le développement économique…

Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers. Soutenus par une politique de formation continue ambitieuse, ils ouvrent des possibilités d’évolution professionnelle attractives.

Au sein du Cabinet du Président, l’unité assure un rôle fonctionnel auprès des directions et services. Elle a un rôle de support en termes de pilotage et d’expertise pour la réalisation des projets de service, et a donc une véritable implication dans les projets transversaux.

À ce titre, les objectifs de l'unité au sein de la direction sont : le travail en transversalité, le renforcement du pilotage, la coordination, la concentration des expertises et la consolidation des risques juridiques, l'harmonisation de l'organisation et des procédures et la convergence des modes de faire du Cabinet, le service rendu aux services opérationnels

Missions

• Placé sous l’autorité de la responsable de l’unité fonctionnelle, l’assistant administratif sera principalement chargé de :

  Suivre les dossiers administratifs et contribuer à leur gestion :
  - Assurer le traitement des courriers et démarches administratives afférentes aux activités et dossiers confiés
  - Organiser et garantir la traçabilité de l’information et de tous les éléments traités (copie, scan des documents pour archivage¿)
  - Garantir la confidentialité des dossiers
  - Traiter l’ensemble de la documentation
  - Réaliser en fonction des dossiers ou à la demande de la hiérarchie la rédaction de certains documents, courriers spécifiques ou notes
  
  Assurer des missions liées au secrétariat et au bon fonctionnement de l’entité :
  - Réaliser l’accueil téléphonique et physique en garantissant la gestion de l’information
  - Saisir et rédiger des documents de formes et contenus divers (courriers, notes, compte-rendu…)     
  - Gérer l’information, classer et archiver des documents (papier et dématérialisé)
  
  

  Garantir la logistique administrative de l’entité :
  - Suivre les parapheurs
  - Assurer le suivi et relances fournisseurs

  - Assurer l’habilitation des CDR dans GDA

  
  Accompagner la préparation et le suivi de la commande publique :
  - Réaliser des opérations de gestion administrative liée aux marchés (bon ou lettre de commande, devis…)
  - Effectuer des formalités post attribution

   

  Des connaissances de base en commande publique et en finances publiques seraient appréciées :

  En cas de vacances de poste de la cellule finances (congés notamment), assurer des missions de base comptables (affectation des tranches, engagements, liquidations)

Profil

Vous disposez d’une bonne connaissance de l’environnement institutionnel

D’expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation

Disposant d’un savoir-être adapté, vous savez, dans le respect des règles protocolaires, échanger avec pédagogie auprès des différents interlocuteurs et partenaires que vous pouvez rencontrer.

Discret, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations. Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment. Vous êtes en mesure de gérer votre stress et de garder votre rigueur et votre clairvoyance en situation d’urgence.

Votre curiosité et votre appétence pour les projets politiques de l’établissements vous permettent d’être en veille et d’appréhender l’urgence des sujets abordés afin d’assurer un maximum de réactivité du Cabinet et être un appui précieux auprès du Président.

Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l’outil informatique et le pack office.

Pour vous, la MEL s'engage sur les conditions de travail :

• Sur la rémunération :
• Rémunération selon le profil et complément de rémunération versée en 2 fois (juin et novembre)
• Allocation annuelle enfant à charge
• Participation aux frais de la complémentaire santé
• Chèques vacances
• Remboursement des frais d’abonnement transport à hauteur de 75%

• Sur le bien-être au travail
• Lieu de travail Lille avec toutes les facilités d’accès (train, métro, tramway, parking)
• 3 cycles de travail au choix (35h, 37h30) pouvant générer des RTT
• Poste éligible au télétravail après 3 mois d’exercice (jusqu'à 2j par semaine)
• Possibilité d'effectuer son temps de travail sur 4,5j / semaine ou 9j / quinzaine
• Jours de CET monétisables
• Restaurant métropolitain ou facilité de restauration sur place

• Sur le processus de recrutement :
• Des étapes identifiées et graduées : un entretien en visioconférence et un entretien en présentiel,
• Un retour systématique quelles que soient les suites données à votre candidature.

Modalités d'exercice

La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.