La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d'un million d'habitants et 95 communes. Quatrième métropole de France, son territoire dynamique est à la fois rural et urbain. Transfrontalière, la MEL se situe à un carrefour stratégique européen d’où elle œuvre sur son rayonnement et son attractivité. Capitale mondiale du design en 2020, la MEL se reconnait par un savoir-faire et une posture tournés vers l’usager, la responsabilité et l’innovation.
Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l'aménagement, la voirie, l'assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l'habitat, l'énergie, le développement économique…Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers.
Contexte
Le Cabinet accompagne le Président de la MEL dans l'exercice quotidien de son mandat et assure pour ce faire la coordination avec les services pour préparer et traduire les décisions politiques.
Le Cabinet du Président se compose de collaborateurs.
La direction Communication et l'équipe Service Presse sont également rattachés au Cabinet du Président
Dans ce cadre, la MEL recrute l’assistant particulier du Président.
Missions
L’assistant particulier du Président est en charge d'organiser et fluidifier le quotidien du Président, d’anticiper ses besoins en matière administrative et logistique.
Il assure, de manière rigoureuse, la tenue administrative et logistique du Secrétariat particulier du Président, notamment en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
L'assistant particulier du Président aura également pour mission d'accompagner le Directeur de Cabinet et son adjoint pour optimiser la gestion administrative de leurs activités.
Missions et activités principales:
Assurer la gestion et la bonne coordination du Secrétariat Particulier du Président
- S’assurer de l’exhaustivité et de la mise à jour des contacts du Président
- Anticiper les besoins du Président, du Directeur de Cabinet et de son adjoint de manière proactive
- Assurer une veille informative vis-à-vis des projets du mandat du Président et de l’actualité
- Veiller à la bonne coordination de la gestion administrative et de la bonne circulation de l’information au sein du Cabinet : vérifier les convocations, la constitution finale des dossiers, la reprographie ainsi que l’envoi des dossiers de réunions pilotées par le Cabinet
- Procéder aux réservations de salles et à la création de salles virtuelles pour les visioconférences
- Faire un travail minutieux de relecture des documents émanent du Cabinet : s’assurer de la bonne syntaxe, veiller à l’orthographe et la conjugaison, et apporter une correction le cas échéant
- Gérer et commander de façon optimale les fournitures pour l’ensemble du Cabinet
Assurer l’ensemble des missions liées à la gestion administrative
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques, appels téléphoniques et demandes diverses
- Préparer les dossiers pour les réunions
- Réaliser en fonction des dossiers suivis, ou à la demande de la hiérarchie, la rédaction de certains courriers spécifiques, documents de formes et de contenus divers (courriers, courriels, notes, comptes rendus, PV etc.)
- Savoir prendre des notes, les mettre en forme pour tous types de courriers
- Renseigner les tableaux de suivi pour le Cabinet et en assurer un suivi régulier
- Trier, classer et archiver les documents du Cabinet
- Synthétiser et présenter des informations auprès des collaborateurs du Cabinet
- Rechercher et diffuser des informations
- Gérer et actualiser une base documentaire physique et numérique
Particularités :
Amplitudes horaires variables, permanences à assurer en lien avec l’autre collaboratrice du secrétariat particulier du Président et du Directeur de Cabinet
Contraintes horaires et pics d'activité en fonction des obligations de l’entité
Profil
Vous êtes fonctionnaire titulaire ou lauréat d’un concours de la catégorie B de la fonction publique et vous disposez d’une bonne connaissance de l’environnement institutionnel.
D’expérience confirmée, vous disposez de solides connaissances en gestion, en planification et en organisation d’agenda, ainsi, vous fluidifiez le quotidien du Président.
Disposant d’un savoir-être adapté, vous savez, dans le respect des règles protocolaires, échanger avec pédagogie auprès des différents interlocuteurs et partenaires que vous pouvez rencontrer.
Discret, vous savez néanmoins faire preuve de diplomatie, de tact et de transversalité dans vos relations. Dynamique et exigeant, vous exercez votre devoir de confidentialité à tout moment. Vous êtes en mesure de gérer votre stress et de garder votre rigueur et votre clairvoyance en situation d’urgence.
Votre curiosité et votre appétence pour les projets politiques de l’établissements vous permettent d’être en veille et d’appréhender l’urgence des sujets abordés afin d’assurer un maximum de réactivité du Cabinet et être un appui précieux auprès du Président.
Aussi, vous êtes en mesure d’anticiper les besoins du Président et d’assurer une logistique administrative et technique nécessaires à la bonne tenue de ses réunions et des événements auxquels il participe.
Organisé et rigoureux, vous proposez des solutions pertinentes dans votre activité quotidienne et de suivi des dossiers, et vous maitrisez à ce titre parfaitement l’outil informatique et le pack office.
Modalités d'exercice
La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.