Chargé.e de régie et de billetterie musée de plein air

La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d'un million d'habitants et 95 communes. Quatrième métropole de France, son territoire dynamique est à la fois rural et urbain. Transfrontalière, la MEL se situe à un carrefour stratégique européen d’où elle œuvre sur son rayonnement et son attractivité. Capitale mondiale du design en 2020, la MEL se reconnait par un savoir-faire et une posture tournés vers l’usager, la responsabilité et l’innovation.

Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l'aménagement, la voirie, l'assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l'habitat, le développement économique…Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers.

 

Contexte

Au sein du pôle Développement territorial et social, la direction Nature Agriculture et Environnement (DNAE) pilote les espaces naturels de la MEL. Afin de qualifier la fonction de billetterie et de régie pour un de ses parcs nature à entrée payante le Musée de Plein Air, jardin des cultures, la MEL se dote d’un nouveau métier : chargé.e de régie et de billetterie.

La mission sera d’organiser l’accueil du public et d’assurer la gestion de billetterie sous la hiérarchie du responsable de site et de procéder au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes du site et de tenir la comptabilité de ces opérations sous la hiérarchie du comptable public.
le poste sera rattaché sur le parc du musée de plein air. 

Missions

Placé.e sous l’autorité du chef de service de chacun des sites, le.a régisseur.e sera principalement chargé.e de :

En saison haute, d’avril à octobre :


Gérer la régie de recettes des équipements payants en lien avec le comptable public
- Superviser et vérifier les encaissements quotidiens,
- Organiser la sécurité des valeurs de la régie,
- Tenir la comptabilité de la régie dans les conditions réglementaires nécessaires à son suivi,
- Préparer les pièces justificatives et les demandes d’émission des titres de régularisation,
- Contrôler les comptes de la régie,
- Veiller au respect des seuils d'encaisse (versement des sommes encaissées auprès du comptable public dès l’atteinte du montant défini par l’acte de création de la régie),
- Gérer et suivre les différents modes de paiement (espèces, chèques, carte bancaire, chèque vacances, vente en ligne, virement…) et les créances à paiement différé,
- Rendre compte des opérations auprès de la Trésorerie,
- Procéder aux dépôts numéraires à la Trésorerie,

Organiser et contrôler le travail des hôtes de caisse
- Contribuer au recrutement des hôtes de caisse et chargé.es de réservation saisonniers,
- Garantir les procédures de billetterie et superviser les opérations d’encaissement réalisées par les hôtes de caisse,
- Veiller au bon équipement des caisses,
- Accompagner les pratiques liées au logiciel de billetterie (formation des saisonniers…),
- Coordonner l’activité des hôtes de caisse, gérer les plannings des hôtes de caisses et organiser les éventuels remplacements,

Gérer la régie d'avance en lien avec le comptable public
- Procéder au paiement de la régie dans le respect des dépenses autorisées de la régie,
- Etablir les bordereaux de dépenses,
- Préparer les pièces justificatives et les demandes d’émission des mandats de régularisation,
- Tenir à jour les documents réglementaires,
- Contrôler les comptes de la régie,

Etre l’interlocuteur privilégié du site pour toutes les questions relatives à la régie (collectivités, groupes, particuliers, associations…)

Compiler les demandes d'achats pour le site

Respecter la procédure d'archivage finale des documents

Etre en charge de la billetterie du site
- Administrer et développer le logiciel de billetterie
- Gérer le fichier clients
- Participer à la réflexion sur la tarification des entrées
- Réaliser la programmation annuelle du logiciel de billetterie
- Développer la vente web
- Assurer la formation des agents titulaires et saisonniers à la billetterie

Assurer un appui pratique et technique en transversalité avec les autres chargés de régie et billetterie

Participer au réseau des régies des Espaces naturels métropolitains en lien avec la Trésorerie et les services supports de la MEL


En saison basse, de novembre à mars :

Gérer la régie de recettes et la régie d'avance en lien avec le comptable public
- Organiser la clôture comptable de la saison réalisée,
- Préparer les éléments de régie en vue de l’ouverture de la nouvelle saison,
- Garantir la gestion courante d’achat nécessaire hors saison,

Gérer les relations avec le public
- Assurer l'accueil téléphonique auprès des usagers de l’équipement,
- Faire le lien entre les usagers le responsable de site,
- Organiser les réservations (réalisation de devis, contrats de réservation, saisie dans le logiciel de billetterie et sur le planning de réservation, ...)
- Assurer l’accueil et le suivi des partenariats (recherche de nouveaux partenariats, négociation et élaboration des conventions)
- Elaborer les plannings des prestataires d’animation de groupes en fonction des besoins liés aux réservations,
- Suivre et analyser les statistiques (entrées, participation aux activités)
- Mettre à jour, actualiser et suivre le fichier clients
- Proposer et mettre en oeuvre des actions de communication, notamment sur les réseaux sociaux, en lien avec l’unité fonctionnelle Valorisation-Ressources

Profil

Fonctionnaire ou titulaire du concours de catégorie B de la Fonction Publique Territoriale ou contractuel, vous avez le sens du service public.
Travailler dans un écrin de verdure représente pour vous un atout.

Vous connaissez les principes de la comptabilité publique ou privée (compte, balance, écriture en double partie, journal grand-livre,…). Idéalement, vous avez déjà été amené.e à gérer une caisse ou une régie de recettes et de dépenses.
Vous maniez les chiffres avec aisance et utilisez Excel de manière courante.

Gérer une caisse tant de manière opérationnelle qu’analytique vous est familier. Vous savez identifier les erreurs potentielles et apporter des éléments d’analyse et de conseil pour une bonne gestion.
Votre expérience en relation client vous a permis d’appréhender des demandes variées et parfois de gérer des conflits. Elle est utile pour assurer l’accueil téléphonique et animer l’équipe des hôtes de caisse.

Le client peut être un particulier ou un organisme. Doté.e d’un excellent relationnel, votre posture sera alors ajustée en fonction de votre interlocuteur et de la demande. Vos capacités de diplomatie et négociation sont éprouvées.

Vous appréhendez aisément divers logiciels, notamment de billetterie et souhaitez contribuer à son développement. Vous aurez à contribuer au pilotage des prestataires externes. Vous êtes enclin.e à développer la vente en ligne notamment avec le concours des services supports.

Vous êtes moteur.trice dans une équipe. Vous apportez vos idées, vous êtes force de proposition et aimez prendre des initiatives.
Vous travaillez en autonomie tout en organisant le reporting à votre responsable de manière fluide ainsi qu’en garantissant une relation de qualité avec le comptable public.
Votre organisation personnelle au travail ainsi que votre rigueur sont reconnues.
Vous appréciez le travail en transversalité et en réseau.

Votre permis B est indispensable à la réalisation de la mission.

Spécificités de la mission : 

Modalités d'exercice

La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.

Pôle : DEVELOPPEMENT TERRITORIAL ET SOCIAL

Filière : Administrative ; Technique

Catégorie du poste : B

Fin de publication : 16/09/2021

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