Assistant.e de service Gens du voyage

La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d'un million d'habitants et 90 communes. Quatrième métropole de France, son territoire dynamique est à la fois rural et urbain. Transfrontalière, la MEL se situe à un carrefour stratégique européen d’où elle œuvre sur son rayonnement et son attractivité. Capitale mondiale du design en 2020, la MEL se reconnait par un savoir-faire et une posture tournés vers l’usager, la responsabilité et l’innovation.

Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l'aménagement, la voirie, l'assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l'habitat, le développement économique…Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers. Soutenus par une politique de formation continue ambitieuse, ils ouvrent des possibilités d'évolution professionnelle attractives.

Contexte

Au sein du pôle aménagement et habitat, le service Politique d’accueil des gens du voyage rattaché à la Direction Habitat, assure la mise en œuvre du schéma départemental d’accueil des gens du voyage. Il aménage les terrains et gère la relation aux résidents des terrains d’accueil et de passage du territoire métropolitain et développe une offre nouvelle de terrains familiaux et d’habitat adapté.

Sa mission principale est de réaliser, gérer et entretenir des équipements destinés à l’accueil et à l’habitat des gens du voyage sur le territoire de la MEL. Le service est également sollicité pour réaliser des dispositifs d’accueil des rom migrants.

La mission relève de l’opérationnel et de la gestion quotidienne de situations spécifiques des populations accompagnées. Le service est composé de 11 collaborateurs et animé par une cheffe de service. Suite à la mutation de l’assistante du service, le poste est en recrutement.

Missions

Sous l'autorité de la Cheffe de service, vous serez principalement chargé.e de :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
Orienter, conseiller le public, apporter une réponse de 1er niveau

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité

Assurer la planification et le suivi de l'activité de la cheffe de service et des collègues exerçant sur site
Gérer les agendas des professionnels du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités
Assurer une gestion logistique des moyens matériels du service.

Gérer le courrier du service :

Organiser le dispatch du courrier arrivé et départ

Elaborer et rédiger des courriers de réponse (pour les communes, pour des citoyens…), des notes (pour le Président de la MEL…)

Assurer l'organisation des réunions et des missions :

Réserver un lieu, organiser l’accueil

Proposer un ordre du jour et inviter les participants,

Gérer la liste des présents, etc

Participer à des réunions internes ou partenariales

Assurer les compte-rendu de réunion

Proposer des supports de présentation pour les réunions  

Etre l’interlocuteur privilégié du secrétariat de l’élu métropolitain en charge des politiques Gens du voyage.

Assurer le suivi administratif des enlèvements des bennes sur les équipements.

Assurer un soutien bureautique auprès des collègues et éventuellement une suppléance, le cas échéant.

Etre référent.e archivage du service

Participer à la vie du service et être de force de proposition pour son amélioration en continu

Participer à la gestion mutualisée des secrétariats des services de la Direction Habitat (4 assistants)

Profil

Fonctionnaire ou lauréat du concours de la FPT catégorie C de la filière administrative

Vous avez idéalement une expérience avérée en tant qu’assistant.e de service. Vous avez un bon niveau rédactionnel et vous maîtrisez les outils bureautiques (word, excell, powerpoint).

Vous avez le sens du service public et présentez un intérêt pour les publics des gens du voyage et population rom. De nature discrète et empathique, vous saurez accueillir les demandes des populations soutenues par le service, les reformuler en cas de nécessité.

Doté.e d'un excellent relationnel, vous faites preuve de pédagogie et vous vous adaptez facilement à des interlocuteurs divers (élus, gens du voyage, riverains, partenaires institutionnels).

Votre réactivité, votre rigueur et votre capacité d’adaptation seront nécessaires pour mener à bien vos missions.

Modalités d'exercice

La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.

Pôle : AMENAGEMENT ET HABITAT

Filière : Administrative

Catégorie du poste : C

Fin de publication : 10/06/2019

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