Assistant.e administratif.ve

La Métropole Européenne de Lille, établissement public de coopération intercommunale, rassemble plus d’un million d’habitants et 90 communes. Son territoire est à la fois rural et urbain, fait de grandes villes et de villages. Elle exerce ses compétences dans 19 domaines essentiels au service des usagers tels que l’aménagement, la voirie, l’assainissement, le transport, la culture, le tourisme, l’habitat, le développement économique…
Les services de la MEL comportent plus de 2800 agents et plus de 100 métiers. Soutenus par une politique de formation continue ambitieuse, ils ouvrent des possibilités d’évolution professionnelle attractives.

Contexte

 

Au sein du Pôle Planification Stratégique et Gouvernance, la Mission Elaboration du SCOT – Révision du PLU est particulièrement stratégique. Elle intègre le Service Planification Urbaine dont les missions consistent à l’élaboration et à la gestion des documents d’urbanisme, la mise en cohérence des documents d’urbanisme, l’accompagnement des territoires de dynamique urbaine, et à la sensibilisation au PLU.

 

Pour appuyer ces 2 entités, 4 assistant.es/ gestionnaires polyvalent.es sont nécessaires au bon fonctionnement de cette activité.

 

Les assistant.es/gestionnaires voient leurs missions évoluer pour une prise de responsabilité plus affirmée sur la gestion des procédures administratives et des processus de travail et un renforcement de l’appui technique auprès de l’équipe des urbanistes conseils.

Dans cette équipe, l’assistant.e administratif.ve est polyvalent.e et mutualisé.e entre la mission et le service. Bien informé.e de l’ensemble des missions et activités des 2 entités, il/elle est en capacité d’appuyer ou de suppléer les autres assistant.es/gestionnaires.

Missions

Placé.e sous l’autorité du Cheffe de Mission, et au sein d’un collectif de 4 assistantes/gestionnaires, l’Assistant.e Administratif.ve aura pour missions d’assister une équipe d’encadrants en apportant une collaboration en termes d'organisation du temps, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers et de classement ;

 

Dans ce cadre, il/elle :

 

-       Assure la planification et le suivi de l'activité des encadrants et/ou des équipes ;

-       Gère les agendas de l'équipe (organisation des rendez-vous) ;

-       Renseigne des tableaux de suivi des activités ;

-       Assure l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.) ;

-       Assure une gestion logistique des moyens matériels du service ;

-       Apporte un appui dans la gestion administrative des dossiers des équipes ;

-       Organise la diffusion de l’information interne ;

-       Assure l'accueil physique et téléphonique pour la mission et le service ;

-       Oriente et conseille le public vers l'interlocuteur compétent ;

-       Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;

-       Contribue à l’animation de la vie de la mission et du service ;

-       Assure l’organisation des temps d’échanges collectifs (réunions d’équipe, ateliers, séminaires,…) ;

-       Contribue à l’animation du projet de Direction et de Service (suivi et diffusion des tableaux de bord et fiches actions individuelles et collectives, mise en forme et diffusion des restitutions d’ateliers et autres supports,…)

 

En tant qu’appui de l’équipe d’encadrement dans le suivi financier et la gestion de la commande publique, il/elle :

 

-       Produit ou mobilise les supports et outils existants pour suivre les commandes de la mission et du service

-       Assure un rôle de coordination et d’alerte en lien avec la CPA et la CSP (aide au suivi de l’engagement et de l’exécution, relance sur les paiements,…)

-       Contribue à la préparation et à la passation des commandes

Veille à la cohérence de la gestion documentaire (papier et numérique) et à la bonne organisation des espaces collaboratifs du service (Sezam)

Profil

 

Fonctionnaire ou titulaire du concours d’Adjoint administratif Territorial.

Vous avez le sens du service public.

 

 

Doté.e d’un bon relationnel, l’accueil physique et téléphonique ou encore l’information du public ou l’organisation de réunion ne vous pose aucun problème.

Méthodique et organisé.e, vous savez gérer un agenda et renseigner des tableaux de suivi.

 

Votre expérience et votre logique administrative vous permettent d’allier autonomie et travail en équipe.

Par ailleurs, votre profil vous confère une aisance dans l’utilisation des logiciels bureautiques et certains logiciels métiers (MELMap PRO, Papyrus, CID, Grand Angle...).

 

Enfin vous connaissez l’environnement institutionnel et vous possédez des notions règlementaires en droit de l'urbanisme et de l'aménagement.

 

On reconnait votre rigueur, votre disponibilité et votre diplomatie, alors n’attendez plus !

Postulez pour rejoindre notre équipe !

Spécificité :

Possibilité d'être affecté(e) temporairement, en cas de nécessité liée au fonctionnement du Service, sur les tâches des assistants/gestionnaire.

Modalités d'exercice

La Métropole Européenne de Lille lutte contre toutes les formes de discrimination, vise à diversifier ses candidatures et reconnaît tous les talents.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Ce poste est à pourvoir le plus rapidement possible. Merci d’adresser votre candidature (lettre de motivation et cv) à l’attention de Monsieur le Président.

Pôle : PLANIFICATION STRATEGIQUE ET GOUVERNANCE

Filière : Administrative

Catégorie du poste : C

Fin de publication : 06/04/2019

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